Le imprese che desiderano diffondere notizie e fare in modo che queste vengano pubblicate dai giornalisti non possono far altro che avvalersi dei comunicati stampa. Questi sono documenti ufficiali che, a seconda dei casi, possono essere sfruttati per esigenze differenti: non solo trasmettere una notizia, quindi, ma anche – per esempio – annunciare l’arrivo di un nuovo prodotto sul mercato, promuovere un evento o presentare una startup che è appena nata. Che si tratti di promuovere una campagna pubblicitaria, un evento o un’azienda, quindi, il comunicato stampa è sempre utile: anzi, una risorsa di cui non si dovrebbe mai fare a meno.
Come scrivere un comunicato stampa? ecco i nostri consigli…
1. Come attirare l’attenzione
Un comunicato stampa efficace deve essere in grado di informare in maniera adeguata e al momento giusto, catturando l’attenzione dei copywriter, dei blogger o dei giornalisti a cui è destinato. Se ti stai chiedendo come scrivere un comunicato stampa efficace e capace di attirare la giusta attenzione, devi sapere che è un compito più impegnativo di quel che si possa pensare, ma con esperienza e attenzione è possibile raggiungere i risultati desiderati. Quello che conta, però, è assicurarsi che il messaggio che si vuole comunicare sia chiaro e semplice, tale da poter essere compreso da chiunque. D’altro canto, quando si redige un comunicato stampa lo si fa con l’intento di vederlo riprodotto altrove, per esempio su un blog di settore o su un giornale. È essenziale riuscire a far capire di che cosa si sta parlando.
2. Andare dritti al punto
Bisogna andare dritti al punto fin dall’inizio, il che vuol dire che il testo stampa già dalle prime righe deve fornire tutte le informazioni essenziali: è la celebre regola delle 5W. Who, What, When, Where e Why: chi, che cosa, quando, dove e per quale motivo. Chi riceve il comunicato stampa non deve aver bisogno di leggerlo tutto per arrivare al nocciolo della questione, ma deve essere messo nelle condizioni di capire di che cosa si sta parlando sin dalle prime 10 righe. Il testo successivo, poi, serve ad approfondire e a far emergere ulteriori dettagli. Lo stesso principio di sintesi e chiarezza, per altro, deve essere adottato nella scelta del titolo: questo deve essere curioso ma veritiero, capace di attirare l’attenzione. Se il titolo è poco significativo o non suscita interesse, ci sono meno probabilità che i destinatari del comunicato stampa leggano tutto il testo, e quindi che la notizia possa essere diffusa sui media.
3. Le regole per la scrittura
Scrivere un comunicato stampa presuppone una buona capacità di scrittura, essere chiari vuol dire anche evitare un eccessivo ricorso ai termini in lingua inglese. Se un concetto può essere espresso in italiano, a che cosa serve essere anglofili? Ovviamente non è una questione di patriottismo o di campanilismo, ma di efficacia della comunicazione. L’uso di parole straniere è spesso sinonimo di una comunicazione pomposa, o addirittura di difficile comprensione; ciò è vero a maggior ragione nel caso in cui si trattino argomenti non noti a tutti.
4. Conoscere i destinatari
Per essere certi di redigere comunicati stampa efficaci, è opportuno conoscere i destinatari e adattarsi alle loro aspettative, oltre che alle loro esigenze. Per questo motivo è utile non solo leggere i giornali, ma anche visitare con regolarità i blog e i siti della nicchia di riferimento. Questo permette di comprendere le preferenze dei giornalisti, anche dal punto di vista dello stile, ma anche di sapere quali sono gli hot trend, cioè gli argomenti più caldi del momento, ed essere sempre aggiornati sulle notizie più recenti.
5. Mai essere autocelebrativi
Scrivere un comunicato destinato ai siti web o alla stampa cartacea, un errore che non si deve mai commettere è quello che porta ad essere autocelebrativi. Lo scopo del testo deve essere quello di diffondere una notizia, non di celebrare un evento, un marchio o una persona senza un motivo vero. Ciò non vuol dire, ovviamente, che non si possa inserire una cta, cioè una call to action, che inviti a visitare un sito web o che comunque riporti a un servizio di cui si parla.
6. Essere corretti è fondamentale
Mistificare le informazioni è lo sbaglio più grave che si possa compiere: non solo per ragioni etiche, che pure sono importanti, ma anche perché per diffondere una notizia falsa o per nasconderne una vera ci vogliono abilità non comuni, e il rischio di essere scoperti è sempre dietro l’angolo. Per usare una metafora casalinga, non ha senso nascondere lo sporco sotto il tappeto: è meglio essere sinceri, perché la trasparenza premia sempre. La semplicità, la correttezza e la pulizia sono i valori a cui ci si deve ispirare nel proprio modus operandi: il che significa, per esempio, citare sempre le fonti. Sarebbe auspicabile supportare le notizie con statistiche ufficiali e numeri verificati.
7. Come funziona un comunicato stampa
Attraverso un comunicato stampa, è come se ai giornalisti e ai blogger venisse permesso di entrare nell’azienda che diffonde la notizia. Per questo motivo è opportuno essere chiari e fornire informazioni dettagliate. Una volta scritto, il testo va sempre riletto, meglio se ad alta voce: è importante che il contenuto sia fruibile e di facile comprensione, senza mille subordinate o incisi che appesantiscono le frasi. Ci si sta rivolgendo a una platea eterogenea e che, per la maggior parte, non si conosce. Per di più, non si sta rispondendo a una richiesta altrui, ma si sta inviando un comunicato di propria spontanea volontà. Ecco perché la sobrietà e la discrezione sono peculiarità da cui non si può prescindere.
8. Favorire il lavoro dei giornalisti
In molti casi, i comunicati stampa non vengono rielaborati da chi li riceve, ma sono pubblicati così come sono. Di conseguenza, conviene redigerli in modo tale che essi possano essere copiati e incollati, con uno stile e una formattazione in linea con quella di blog e giornali. Per esempio, è opportuno suddividere il testo in paragrafi, in modo da agevolare la lettura. Ed è quasi superfluo sottolineare che un comunicato con degli errori ortografici e di sintassi non può che suscitare una brutta impressione, trasmettendo una sensazione di sciatteria, di trascuratezza e di scarsa professionalità: effetti collaterali da evitare.
