Il comunicato stampa aziendale è il modo più semplice, efficace ed economico per comunicare con l’esterno che ha un’azienda ed è un testo scritto da un organo apposito chiamato ufficio stampa.
Il suo fine ultimo è quello di diffondere una notizia, informare circa un evento o un cambiamento in maniera ufficiale attraverso diversi canali di comunicazione: tv, radio, internet e stampa.
L’ufficio stampa ha un modo di comunicare di stampo prettamente giornalistico e diffonde notizie ufficiali per conto di aziende, organizzazioni ed enti pubblici. La figura principale che si occupa della redazione e diffusione dei comunicati stampa è l’addetto stampa, che parla a nome dell’azienda o altro organismo per cui lavora ed è lui che deve sapere come si scrive un comunicato stampa meglio di tutti gli altri.
Storia del comunicato stampa
Ivy Ledbetter Lee (1877-1934) scrisse nel 1906 la prima press release in assoluto nella storia dei comunicati stampa: servì alle Ferrovie della Pennsylvania per prendere posizione rispetto a ripetuti incidenti ferroviari. Lee era un pubblicista e pubblicitario statunitense, considerato, non a caso, il padre del comunicato stampa. Nel 1906 nacque una nuova forma di comunicazione fra le aziende e la stampa: trasparente ed efficace.
Anche ai giorni nostri, nel caso di gravi incidenti o disastri ambientali, l’istituzione o l’azienda prendono una posizione rispetto l’accaduto tramite un comunicato stampa, l’unica forma di comunicazione considerata ufficiale.
La risposta alla domanda Cos’è un comunicato stampa è sempre la stessa dal 1906, infatti non è cambiato niente in termini di contenuto e di struttura: chi sa come catturare l’attenzione dei lettori sa anche come si scrive un comunicato stampa, usando cioè la regola delle 5 W.
Secondo questa regola, le informazioni devono rispondere a 5 domande nelle primissime righe della notizia in un preciso ordine:
- Who, chi?
- What, che cosa?
- Where, dove?
- When, quando?
- Why, perché?
Questo ancor più oggi che il numero di informazioni disponibili sono cresciute a dismisura e il tempo che si ha per catturare l’attenzione del lettore va dai 30 ai 90 secondi.
Quel che è cambiato negli ultimi 120 anni sono i metodi di distribuzione di un comunicato stampa: non più solo stampa cartacea, ma tutti i supporti digitali che vanno dalla mail al blog al social network.
Proprio la diffusione della comunicazione digitale ha spinto il giornalista Tom Foremski nel 2006 a scrivere provocatoriamente che il comunicato stampa era morto, a cento anni dalla sua nascita.
Le motivazioni secondo le quali il comunicato stampa venne dato per agonizzante sono:
- Perché ormai le aziende hanno altri canali per comunicare con i giornalisti e con il pubblico;
- Il giornalista può accedere ad altre fonti fuori dall’azienda;
- I tempi di emissione di un comunicato stampa sono troppo lunghi rispetto alla velocità della rete;
- Il tono freddo e aziendalese non si adatta al tono of voice delle comunicazioni digitali.
Le qualità del comunicato stampa
A seguito di questa dichiarazione di Foremski si accese un forte di battito sia online che offline, e vennero fuori altrettanti motivi per il quale si può affermare che il comunicato stampa aziendale, non solo gode di ottima salute, ma proprio grazie ad alcune sue caratteristiche, oggi, è più importante di allora per le aziende:
- È un documento ufficiale con valore legale che può essere risolutivo anche in situazioni critiche;
- Un comunicato scritto in modo chiaro e trasparente, essendo anche a unica via, non può essere inquinato da passaparola o retweet o commenti;
- Molte aziende, ai vertici, hanno manager con mentalità tradizionali che apprezzano e valorizzano molto di più un’informazione rilasciata da un comunicato stampa piuttosto che leggere un tweet (o post su altri social media).
Quindi, il comunicato stampa, resta uno strumento fondamentale per aziende, enti, ma anche personaggi pubblici, associazioni no profit e altri organismi per comunicare in modo ufficiale la propria attività, lanciare nuovi prodotti, sponsorizzare eventi, anche di beneficenza, o informare i propri clienti di importanti cambiamenti aziendali. Tutto questo senza rischiare di incappare nei fraintendimenti generati da una comunicazione più rapida propria dell’era digitale.
Diffondere un comunicato stampa è una preziosa opportunità per incrementare la visibilità e la reputazione dell’azienda e può anche servire per smentire o rettificare eventuali dichiarazioni false e diffamatorie nei confronti dell’azienda. In considerazione del fatto che, per smentire la posizione dell’azienda è necessario un ulteriore comunicato ufficiale e non è sufficiente un commento sotto un post.
Inoltre, tramite un comunicato stampa è possibile anche diffondere i valori e la mission di un brand in modo da aumentare la brand autority. Un comunicato ben scritto, chiaro, non troppo lungo e scritto in un linguaggio semplice, e magari anche in chiave SEO, è anche in grado di aumentare il traffico web sul sito dell’azienda.
Scrivere dei comunicati stampa aziendali fa parte della strategia di digital pr di un brand: serve a far parlare di sé, diffondendo informazioni ufficiali sulla propria attività che mettano in luce tutte le qualità dell’azienda. È uno strumento tradizionale e solido che proprio per questo riesce a spiccare fra milioni di informazioni labili e sfuggenti.
