Uno degli sbagli più gravi che si possano compiere in fase di stesura di una press releasea consiste nel redigere un attacco noioso e poco coinvolgente. È ciò che avviene, per esempio, nel momento in cui si inizia dalla parte della notizia sbagliata, per esempio fornendo dei dettagli non importanti (perlomeno in questo punto del comunicato) che finiscono per mettere in secondo piano il fulcro nella notizia, disperso nelle righe successive e difficile da individuare a un impatto iniziale. Partire con il piede sbagliato significa, in buona sostanza, compromettere la resa del comunicato, che risulta zoppo sin dal principio: un attacco non interessante non aiuta a catturare l’attenzione di chi riceve il testo e non stimola a proseguire la lettura.
Il flusso di lavoro
C’è bisogno di seguire un flusso di lavoro adeguato, dunque, per evitare perdite di tempo e fare in modo che l’attenzione sulla notizia sia sempre alta. A questo scopo, vale la pena di prendere dimestichezza con la cosiddetta Tecnica della Piramide Invertita, conosciuta anche come Tecnica della Piramide Rovesciata: un metodo da applicare in fase di redazione delle press release grazie a cui si può essere certi di creare e di seguire un flusso di lavoro adeguato. Ne derivano comunicati stampa più semplici da leggere, più rapidi da fruire e più efficaci: insomma, con più probabilità di essere pubblicati.
Che cos’è la Tecnica della Piramide Rovesciata
Nelle scuole di giornalismo, gli allievi imparano a utilizzare la Tecnica della Piramide Rovesciata per essere in grado di redigere contenuti interessanti e che possano essere letti velocemente. Si tratta di un metodo che è stato ideato e messo a punto per evitare che i lettori si annoino: è per questo motivo che le informazioni più rilevanti devono essere collocate all’inizio della notizia. Dopodiché, nel prosieguo, è possibile approfondire con ulteriori dettagli, inserire commenti, aggiungere citazioni e fornire ogni altro spunto si ritenga possa essere interessante. Ma come si può applicare la Tecnica della Piramide Invertita? Il consiglio è quello di suddividere in parti diverse la notizia, tenendo a mente una sorta di piramide rovesciata (cioè con la punta rivolta verso il basso). La base della piramide si trova nella parte iniziale del comunicato, mentre il vertice corrisponde alla fine.
La stesura di una press release efficace
La base della piramide rovesciata, che sta in alto, è quella che contiene l’attacco della notizia e, in sostanza, le risposte alle famose 5 W. Che cosa è successo? Chi è il protagonista? Quando è successo? Dove è successo? Perché è successo? Il consiglio è di scrivere non più di 2 paragrafi, con al massimo una quarantina di parole. Eventualmente, si può aggiungere alle 5 W l’H di How, e cioè: come è successo? Dopo l’attacco, poi, arriva il corpo della notizia: anche in questo caso non si deve andare oltre i due paragrafi. Qui si possono mettere tutti i dettagli della storia, con le eventuali dichiarazioni o citazioni, le controversie e i numeri provenienti da ricerche, studi e statistiche. Infine, il vertice della piramide corrisponde alla conclusione del comunicato, dove oltre agli ultimi dettagli occorre inserire la biografia di chi diffonde il testo e i contatti.
I vantaggi offerti dalla Tecnica della Piramide Rovesciata
Le press release che vengono scritte sulla base della Tecnica della Piramide Rovesciata permettono a chi le riceve di limitarsi a leggere unicamente i paragrafi iniziali, grazie a cui è possibile capire in breve tempo l’argomento del testo: una buona opportunità soprattutto per i redattori che non hanno molto tempo a disposizione, o che magari ricevono un gran numero di comunicati e quindi non possono pensare di leggerli tutti da cima a fondo. Ecco perché è indispensabile arrivare al succo della notizia in modo immediato, evitando inutili giri di parole che sarebbero solo causa di perdite di tempo.
Perché scrivere una press release con la tecnica della piramide invertita
Ma c’è anche un altro aspetto che merita di essere preso in considerazione in fase di valutazione dei benefici che sono apportati dalla scelta della Tecnica della Piramide Invertita. Si pensi, per esempio, al caso in cui su un giornale si sia costretti all’ultimo a ridurre lo spazio dedicato alla notizia: se in coda ci sono solo dettagli secondari, la diffusione della comunicazione non ne risente, perché il nocciolo è già presente nelle prime righe. E lo stesso vale, ovviamente, nel caso di una notizia comunicata in radio o in televisione.
Che cosa scrivere nella coda del comunicato
La conclusione di un comunicato stampa deve includere sia gli ultimi dettagli della notizia che una sorta di call to action: la chiamata all’azione non è obbligatoria, ma è comunque consigliata. Si tratta, molto semplicemente, di citare un numero di telefono o un sito Internet a cui si può fare riferimento per richiedere degli approfondimenti o per avere ulteriori informazioni. Dopodiché non può mancare un breve paragrafo di biografia, composto da non più di 3 o 4 righe in cui si spiega chi è il protagonista del comunicato (sia che si tratti di un’organizzazione, sia che si tratti di una persona. A questo punto il comunicato è finito, ed è convenzione indicarne la conclusione con tre cancelletti. Ma c’è ancora un aspetto a cui badare, ed è quello relativo ai contatti: in questo paragrafo va citato il nome dell’addetto stampa, affiancato dai suoi recapiti telefonici e di posta elettronica. Così, i blogger e i giornalisti che volessero approfondire la notizia o avere delle spiegazioni sapranno a chi rivolgersi e come contattarlo.
L’attacco: il primo paragrafo è la chiave di una stesura efficace
Come si è visto, anche con la Tecnica della Piramide Rovesciata il fulcro di un buon comunicato stampa è il primo paragrafo, il cosiddetto attacco. È qui che occorre fornire tutte le informazioni più importanti relative alla notizia, indicando chi è il protagonista (o chi sono i protagonisti), dove si svolgono, si sono svolti o si svolgeranno i fatti e la data degli stessi. La stessa cosa va fatta nel caso in cui la notizia sia accompagnata da un occhiello: un paio di righe sono più che sufficienti per lasciar intuire in breve tempo qual è l’oggetto della notizia. Nel caso in cui un solo paragrafo non basti per rispondere alle 5 W + 1 H, il perché e il come possono essere inseriti in un secondo paragrafo.
Il corpo del comunicato
Il corpo del comunicato stampa può essere arricchito con le dichiarazioni dei responsabili dell’organizzazione: i commenti virgolettati potranno essere riportati dai giornalisti così come sono stati forniti. Tra i dettagli della notizia potrebbero esserci anche dei commenti rilasciati da figure autorevoli nel settore di riferimento: contribuiscono ad aumentare il livello di credibilità della notizia. Ma lo stesso vale anche per i risultati di ricerche condotte sul tema o per i numeri ricavati da studi e indagini. In sintesi, qui si può mettere – sempre senza eccedere – tutto ciò che serve per arricchire e valorizzare la notizia, con una vasta gamma di informazioni a cui i giornalisti potranno attingere nel caso in cui vorranno riportarla. Perché, ovviamente, bisogna sempre tenere conto della possibilità che la notizia non sia oggetto di interesse per qualcuno dei destinatari e, quindi, venga cestinata. Sono gli inconvenienti del mestiere di addetto stampa.
