Chi si occupa della redazione di comunicati stampa destinati al web non può fare a meno di seguire delle regole specifiche utili a garantire un risultato ottimale. Si parte sempre dal presupposto della notiziabilità, il che vuol dire che ci deve essere qualcosa da comunicare. Il comunicato ideale deve fornire dei dati ma, al tempo stesso, va umanizzato: deve essere ricco ma non autoreferenziale, e sempre mirato con precisione al target a cui ci si vuol rivolgere. Anche nell’era del digitale il comunicato stampa continua a essere uno strumento di comunicazione prezioso che viene sfruttato dalle organizzazioni, siano esse private o pubbliche, per comunicare con i media.
La gestione dei comunicati
Il recall telefonico è sempre un’opzione importante per chi si occupa della redazione e della diffusione dei comunicati stampa: serve a verificare che il comunicato sia giunto ai destinatari, per consentire l’uscita sulla stampa di una notizia. Può sempre capitare che un messaggio di posta elettronica venga inviato correttamente ma poi finisca nella sezione spam della casella di posta elettronica del destinatario: per questo un controllo in più non fa mai male, anche nel contesto di una gestione dei contatti ottimale. Per aumentare il valore dei comunicati stampa, inoltre, può essere auspicabile inserire un call to action, che contribuisca ad aumentarne la dinamicità. Inoltre, è bene prevedere dei link nel testo che servono a chi ha la necessità di approfondire i contenuti esposti.
La rete di contatti
Un ufficio stampa si deve anche occupare della rete di contatti, che va coltivata con la massima attenzione e, soprattutto, deve essere tenuta aggiornata con costanza. Le relazioni vanno curate e fatte crescere, e ci si può considerare soddisfatti del proprio lavoro se si arriva al punto in cui non ci si deve preoccupare di cercare i giornalisti perché sono loro a farsi vivi. Non solo giornalisti, per altro: la rete di contatti di un ufficio stampa al giorno d’oggi deve comprendere anche gli influencer attivi sul web, i blogger, gli utenti registrati a una newsletter, i social network e i forum. Attenzione, però: non c’è niente di più fastidioso di ricevere due volte lo stesso comunicato. Quindi è sempre meglio prendere nota di quel che si spedisce, con l’aiuto di un gestionale o anche solo di un foglio Excel, così da non correre il rischio che le notizie più importanti vadano disperse.
La scelta del target
Come si invia un comunicato stampa tramite posta elettronica? I destinatari devono essere in ccn, cioè in copia conoscenza nascosta: sarebbe uno sbaglio imperdonabile, invece, mettere i destinatari in copia conoscenza, poiché così facendo si danneggerebbe la privacy dei destinatari. Con la sola copia conoscenza, infatti, si mettono a disposizione di altri potenziali contatti che magari sono stati conquistati con fatica, e soprattutto si diffondono indirizzi privati senza il consenso dei titolari. Può anche essere utile servirsi di una piattaforma professionale per la spedizione dei comunicati, grazie a cui si può verificare chi ha scaricato e chi ha aperto gli allegati eventualmente spediti. È vero che una piattaforma di questo tipo rende più laborioso il caricamento del comunicato, ma i vantaggi che ne derivano sono nettamente superiori agli eventuali svantaggi. La piattaforma si rivela utile, per esempio, per l’analisi dei dati e per verificare se un certo argomento ha destato l’attenzione dei destinatari.
Le regole da rispettare per inviare un comunicato stampa
La tempistica di invio di un comunicato stampa è un aspetto di fondamentale importanza. I quotidiani dovrebbero ricevere i comunicati in tarda mattinata, o al massimo subito dopo pranzo; il consiglio è quello di chiamare in anticipo il redattore o il giornalista per informarlo che la notizia sta per uscire. Nel caso dei settimanali, invece, bisogna muoversi almeno tre giorni prima rispetto alla chiusura, e per i periodici e i mensili occorre non andare oltre i 15 giorni precedenti alla chiusura. Se i comunicati riguardano fatti di cronaca, è indispensabile fornire la notizia nel più breve tempo possibile, anche se è di una sola riga; poi ci sarà tempo per tutti gli approfondimenti e per ampliare le informazioni.
Come si arricchisce un comunicato stampa
Il comunicato stampa non può essere formato solo da contenuto testuale: c’è bisogno anche di foto, le quali devono essere accompagnate da didascalie. Le immagini che vengono inviate non possono essere sgranate e devono avere una risoluzione di almeno 300 dpi; è bene prestare la massima attenzione al modo in cui vengono nominate, per agevolare il compito dei destinatari. Qualora la foto sia stata realizzata da un fotografo, occorre menzionare i credits al fine di evitare sanzioni. I flyer informativi sono un’altra risorsa che, al pari delle brochure, merita di essere presa in considerazione per dare più informazioni ai giornalisti.
Vietato essere autoreferenziali
I comunicati stampa autocelebrativi non vanno mai bene. Quando c’è una notizia da comunicare, essa basta di per sé, e non c’è bisogno di infiocchettarla: che si tratti del lancio di un prodotto, della nascita di un’azienda, dell’inaugurazione di un’attività o di qualsiasi altro evento, servono a poco gli artifici letterari, che hanno il solo effetto di rendere prolisso il comunicato, poco interessante e noioso da leggere. Molto meglio concentrarsi sui dati, che aiutano ad avere un quadro completo del contesto. Si può trattare di informazioni statistiche, di ricerche commissionate appositamente o di report, ma quel che conta è supportare la notizia con informazioni concrete.
Come è strutturato un comunicato stampa
L’approccio a un comunicato stampa può avvenire secondo una scansione logica degli eventi, ma anche cronologica. Quella logica è sempre da preferire, perché in questo modo non è lo svolgimento dei fatti nel tempo a definire l’enfasi, quanto l’importanza delle informazioni che vengono comunicate. Quando si redige il titolo è necessario incuriosire, ma comunque fornire la notizia nelle sue parti fondamentali. Oltre al catenaccio, può essere utile ricorrere a un sommario, che serve a sintetizzare i concetti più importanti: una buona scelta quando il comunicato stampa è molto lungo e richiederebbe un tempo di lettura consistente.
